코로나19 확대로, 일본 기업에서도 재택근무를 도입하는 경우가 비약적으로 증가하고 있습니다. 팬데믹 상황이 심각해지자 '파일 서버 접근에 스트레스를 받는다', '사내·외 원격 회의나 공동 프로젝트, 협업 등이 원활하게 진행되지 않는다’ 는 등의 불만이 증가하고 있습니다. 이러한 문제들을 합리적인 비용으로 신속하게 해결하기 위해서 드롭박스는 다양한 비즈니스 서비스를 제공하고 있습니다. 클라우드 스토리지 서비스를 활용함으로써 보다 원활한 '재택근무 환경'을 구축하는 방법을 알아볼까요?
재택근무 도입에 따른 문제
2020년 4월, 일본은 코로나19 바이러스의 감염 확대로 인한 긴급사태를 선언했습니다.
같은 시기 (4월 24일~ 5월 12일)에 Dropbox Japan에서는 인터넷을 활용한 "디지털 툴 활용에 관한 조사"를 22세~ 69세 남녀 회사원을 대상으로 조사하였고,(샘플 수 1000) 그 결과 재택근무에 관한 다양한 과제가 부각되었습니다.
파일 서버 접근에 제약, 업무 진행 관리 가시화 등의 문제점 발생
재택근무 일수가 주 4일 이하, 2일 이하의 기업에서 모두 '사내의 필요한 파일에 접근하는 것이 불편했다'라는 응답이 40%를 넘었습니다. 또한 주 5회 이상 재택근무를 실시하는 기업에서 약 40%가 '팀원들의 업무 진행 관리의 가시화에 문제가 있었다.'라고 응답했습니다. 재택근무 시 필요한 IT 시스템에 대해서는 클라우드 스토리지, 화상 회의, 메신저 시스템뿐만 아니라 협업을 원활하게 할 '공동 온라인 작업장 시스템'이 요구 되었습니다.
재택근무를 원활하게 진행할 수 있는 환경 구축 필요
재택근무를 보다 원활하게 추진하기 위해서는 필요한 파일에 좀 더 쉽고 빠르게 접근할 수 있는 클라우드 스토리지, 얼굴을 보면서 소통할 수 있는 화상회의, 사소한 건 정도는 재빠르게 확인할 수 있는 메신저 시스템 등이 필요합니다. 또한, 프로젝트 전체나 개별 업무 진행 관리를 위해서 온라인상에 '공동 작업 공간'이 필요하다는 응답도 있었습니다. '공동 작업 공간'을 구축하면 문서 접근·편집을 비롯한 화상 회의, 채팅, 프로젝트 관리 등을 하나의 시스템 상에서 실행할 수 있습니다.
* 쉐도우 IT (Shadow IT)
- 직원들이 기업에서 미승인한 클라우드 애플리케이션이나 서비스를 구입, 사용하여 IT 자산관리에서 파악하지 못하는 현상(IT World)
- 기업에서 개인 혹은 조직 단위로 회사에서 허용하지 않은 IT 디바이스, 소프트웨어, 서비스(가트너)
클라우드 스토리지 도입 전 확인해야 할 10가지 체크 포인트
☑ 1. 네트워크 과부하를 생각하고 있는가?
많은 인원이 사용하면 성능에 영향을 미치는 클라우드 스토리지도 존재한다. 사전에 검증해 둔다
☑ 2. 내외 간 간단하게 파일 공유가 가능한가?
클라우드 스토리지에서도 사외 파일 공유의 용이성 및 보안 측면에서 문제가 있는 솔루션도 존재한다. 사전에 검증해 둔다
☑ 3. 파일 서버는 대체되는가?
클라우드 스토리지는 권한 설정 등 충분한 관리가 가능한가? 사전에 확장성을 고려해 둔다.
☑ 4. 충분한 관리 및 통제 기능을 수행할 수 있는가?
감사 로그의 커버 범위 및 보유 기간은 충분한가? 현재의 이용 현황을 파악 할 수 있는가?
또한 폴더로의 액세스 관리가 간단해야 하는 것도 중요하다. 복잡하면 활용되지 않거나, 설정 오류가 발생하는 경우도 있다
☑ 5. 이용중인 서비스 및 응용 프로그램과의 연계기능은 충분한가?
사내에는 다양한 작업 환경이 있다. 그 업무에 활용하고 있는 클라우드 서비스와의 연계 기능이 충분한 것인지가 중요하다.
라우드 서비스에는 Salesforce, Slack, Zoom, Adobe 등이 있다.
☑ 6. 데이터의 전체 텍스트 검색 기능은 충분한가?
검색 기능이 불충분하면 파일을 찾는데 많은 시간이 소비된다. 사전에 전체 텍스트 검색 기능의 유무를 확인해 둔다.
☑ 7. 사용자에 대한 교육이 간단한가?
도입했어도 사용이 어렵거나, 사용하기 위한 교육 비용이 너무 높다면 제대로 활용되는 클라우드 스토리지가 될 수 없다.
☑ 8. 해당 디바이스나 OS는 적절한가?
현장에서는 다양한 디바이스가 활용되고 있을 가능성이 있다. 회사 전체 관점에서 사전에 고려해두자.
☑ 9. 라이센스는 심플한가?
해당 클라우드 스토리지는 사용자 수, 데이터 양 등에 따른 알기 쉬운 라이센스 체계를 갖추고 있는가?
비용 계산이 쉬운 도구인 것이 중요하다.
☑ 10. 자사에서 가장 많이 사용되고 있는 파일의 미리보기에 잘 대응하고 있는가?
클라우드 스토리지의 장점 중 하나는 전용 소프트웨어 없이도 파일의 미리보기가 가능하다는 것에 있다.
일반적으로 사용되는 파일은 Adobe의 Photoshop 또는 Illustrator, CAD 파일 DWG 등이 있다.
파일 서버 대체에 적합한 클라우드 스토리지는?
클라우드 스토리지를 기존 파일 서버의 대안으로 사용하려는 경우 어떤 제품을 선택해야 할까요?
위의 표와 같이 "파일 서버 같은 폴더 계층 관리", "대량으로 삭제한 파일의 전체 복원"은 Dropbox Business가 타사에 비해 뛰어납니다. "파일 전체 복원"은 데이터를 보호에 필수적이며, "폴더 계층 관리"가 가능하면 폴더관리도 용이하죠. 이는 모두 업무 효율 및 생산성 향상에 지대한 영항을 미치는 요소로, Dropbox가 타사 제품에 비해 효율 및 생산성에 향상에 도움이 되는 것을 알 수 있습니다.
드롭박스 비즈니스를 선택한 이유
가용성 · 속도 · 신뢰성
드롭박스 비즈니스를 도입한 고객의 설문 조사에서 특히 "가용성", "속도", "신뢰성"에 만족하고 있다는 결과가 나왔습니다. 물론 드롭박스는 이러한 평가에 만족하지 않고 다양한 기능을 추가, 업데이트하며 사용자의 요구에 부응해 나갈 것입니다. 특히 파일 관리 기능은 앞으로도 세세한 고객의 요청도 수용하여 적극적으로 개선해 나갈 계획입니다.
드롭박스 비즈니스의 편리한 기능
1. 미리보기 및 메시지
드롭박스 비즈니스는 Word, Exel 뿐만 아니라 Adobe Ilustrator나 각 회사의 CAD 파일까지도 미리보기가 가능하며, 메시지(댓글)을 남길 수 있습니다. 또한 이미지나 도면 파일에 특정한 범위를 지정한 후, 해당 위치에 메시지를 남길 수 있어 알기 쉽게 업무 지시를 할 수 있습니다. 별도의 어플리케이션이 아닌 Web 브라우저 상에서 이 기능을 수행할 수 있으며, 미리보기 및 메시지(댓글) 기능을 통해 외부 협력사 및 고객과 자유롭고 신속하게 피드백을 주고 받으며 공동 작업을 수행할 수 있습니다. 파일을 열람 중인 구성원 혹은 마지막으로 접속한 시간도 파악이 가능하고, 알림 기능도 제공됩니다. 미리보기와 메시지 기능은 동영상 파일에서도 이용 가능합니다.
2. Office 365, Google 문서 제휴
Office 365, 구글 문서 등은 드롭박스 내에서 통합 관리할 수 있으며(작성, 관리, 보관), Web에서도 열람 혹은 편집이 가능합니다. 각각 다른 툴을 이용하여 작성한 문서를 일괄적으로 정리하고 관리할 수 있는 것입니다. 이 기능은 온프레미스(On-premise) 방식의 파일 서버에서는 구현되지 않습니다.
3. 대용량 파일 전송
"Dropbox Transfer"기능을 사용하면 최대 250GB의 파일을 전송할 수 있습니다. (전송 가능 용량 : Standard 2GB/ Advanced 100GB/ Creative Tools 250GB) 파일을 다운로드 받을 수 있는 링크를 복사하여 메일, 문자, 메신저 등으로 상대방에게 공유함으로써 대용량 파일을 전송할 수 있습니다. "Dropbox Transfer"는 암호 설정, 다운로드 제한 및 링크 만료 기간을 설정할 수 있어 권한 설정 및 파일 접근 관리가 쉽습니다. 또한 드래그 & 드롭으로 파일을 쉽게 전송할 수 있으며, 드롭박스에 업로드되어 있지 않은 파일도 전송할 수 있기 때문에 스토리지 용량을 유연하게 사용할 수 있습니다.
4. 실시간 업무 협업 Paper
"Dropbox Paper"는 클라우드 상에 만들어지는 화이트보드와 같습니다. Paper 문서는 실시간으로 여러 사람이 공유, 열람, 편집 할 수 있게 도와주며, 동영상, 이미지, PPT 및 각종 파일 첨부 또한 가능합니다.
Web 회의 시스템과 "Dropbox Paper"를 결합하면 재택근무 중 느꼈던 커뮤니케이션의 어려움을 해소할 수 있습니다. 화상 회의를 하다 보면 '좀처럼 자신의 이야기가 잘 전달되지 않는다', '상대방의 말을 잘 알아듣지 못했다', '상대방이 나의 말을 알아듣지 못한다'는 사례가 많습니다. 이런 경우에는 화상 회의 중에 "Dropbox Paper"를 화면 공유하고, 각자 텍스트나 문서 이미지, 동영상 등을 Paper에 삽입하여 보다 충실한 내용으로 회의를 진행할 수 있습니다. 이 Paper는 회의록으로 남겨 팀원들과 공유할 수 있으며, 회의에 참가하지 못한 사람에게도 프로젝트 진행 상황 전달이 가능합니다.
[ Paper 예시 ]
* 예시 1 : +Dropbox 마케터’s 커밍아웃 - → 프로젝트 런칭 그리고 랜섬웨어를 이겨*내기까지의 여정
* 예시 2 : +페이퍼 사용 방법
* 예시 3 : +ABC Project
읽어주셔서 감사합니다 😀
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