드롭박스 비즈니스 버전의 “공유 폴더” 기능을 잘 활용하면, 팀 및 부서에서 프로젝트를 수행하거나, 다른 부서와 긴밀하게 협업을 해야 하는 경우에 아주 유용하다는 이야기를 했었죠. 그런데, 드롭박스를 처음 사용하시거나 익숙하지 않은 사용자는 이런 불안감 섞인 질문을 하기도 합니다. “공유 폴더를 사용하면 다른 사람들이 내 개인 파일을 볼 수 있는 것 아닌가요?”. 결론부터 말하자면, 그런 일은 결코 일어나지 않습니다^^.
오늘 포스트에서는 드롭박스 사용자들이 공유 폴더와 관련해 궁금해하는 사항들을 정리했습니다.
궁금증 1. 드롭박스 비즈니스 계정이 등록하면 다른 팀원이나 관리자가 내 파일을 볼 있나요?
드롭박스 비즈니스 계정에 등록해도 다른 사람들이 여러분의 개인 파일이나 폴더를 볼 수는 없습니다. 기본적으로 비즈니스 계정에 있는 모든 파일은 비공개 모드로 설정되어 있습니다. 사용자가 공유 폴더 또는 읽기 전용 링크를 통해 파일을 공유하지 않으면 관리자를 포함한 다른 사람이 사용자 폴더 및 폴더에 접근할 수 없도록 설계되어 있습니다. 하지만, 한 가지 예외 사항이 있습니다!
그 예외는 관리자입니다. 팀 관리자는 ‘사용자로 로그인’ 기능을 이용해 팀원의 계정에 로그인할 수 있습니다. 관리자는 팀원 계정으로 로그인해서 다음과 같은 작업을 할 수 있습니다.
- 해당 팀원의 폴더 구조 보기
- 다른 사람들과 파일 및 폴더 공유
- 파일 보기, 열기 및 다운로드
- 파일 삭제 또는 삭제된 파일 복원
또한, 관리자는 비즈니스 계정에 대한 액세스 권한을 취소하거나, 계정에 있는 파일을 다른 팀원에게 이전할 수 있습니다. 이 기능이 있는 이유는 드롭박스 비즈니스 사용자 부재 시 발생한 긴급 업무의 처리 그리고 부서 이동 및 퇴사 등에 대비한 보완 조치를 위해서입니다.
그런데, 여기에도 예외 사항이 있습니다. 만약 여러분이 개인용 계정과 업무용 계정을 연결해 사용한다면, 팀 관리자가 어떤 방법으로도 여러분의 개인용 계정에는 액세스할 수 없습니다. 관리자는 오로지 팀원으로 등록된 비즈니스 버전의 사용자 계정에만 액세스할 수 있습니다.
궁금증 2. 읽기 전용으로 설정된 파일의 사본을 팀원들과 공유할 수 있나요?
동료 및 협력 업체 등과 공유해야 할 업무 자료가 있는 경우, 공유 링크를 사용해서 공유할 폴더, 하위 폴더 및 파일 전체의 읽기 전용 링크를 보낼 수 있습니다. 링크를 받는 사람은 파일 또는 폴더를 자기 컴퓨터나 드롭박스 계정 폴더에 다운로드 받을 수 있습니다. 파일(폴더)를 드롭박스 계정에 다운로드한 후에 발생하는 모든 변경 사항은 원본 파일에 영향을 주지 않으며, 원본 파일은 읽기 전용으로만 액세스할 수 있습니다.
궁금증 3. 개인용 Dropbox에 있는 파일에 팀 관리자가 액세스할 수 있나요?
드롭박스 비즈니스 관리자가 개인용 드롭박스를 접근 및 관리하는 것은 구조적으로 불가능합니다. 드롭박스 설계 시점부터 개인용 드롭박스에는 사용자 이외에는 접근할 수 없도록 만들었기 때문입니다.
궁금증 4. 드롭박스 비즈니스 팀원 이외의 사람들과 폴더 및 링크를 공유할 수 있나요
드롭박스 비즈니스 팀원 이외의 인원과 폴더 및 링크를 공유하기 위해서는 드롭박스 계정 관리자가 팀원이 드롭박스 비즈니스 계정이 없는 사람들과 링크나 폴더를 공유할 수 있도록 설정 작업을 해줘야 합니다. 설정 작업은 관리 콘솔에 로그인해서 진행할 수 있습니다. (아래 그림 참조)
정리해 보면, 드롭박스 비즈니스 팀 계정으로 등록하더라도 다른 사람이 여러분 개인의 파일 (폴더)에는 접근할 수 있습니다. 단, 팀 관리자는 팀원 부재 및 퇴사 등에 대비해 관리를 할 수 있습니다. 하지만, 이 경우에도 사용자의 드롭박스 개인 계정 접근은 불가능합니다. 드롭박스는 이런 상황까지 고려해서 개발된 믿을 수 있는 제품이죠.
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