드롭박스 비즈니스와 Microsoft Office 365가 만나면?

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클라우드 서비스로 사용하는 Microsoft 오피스, 기업
사용자 1.6억명 확보, MS 오피스 + 이메일 + 협업 솔루션을 통합한 비즈니스 생산성 서비스! 

이런 표현은 모두 Microsoft
오피스 365를 설명하는 문구들입니다. 오피스
365는 공식적으로 가장 많은 사용자 (기업 및 개인 포함)를 확보한 클라우드 서비스로 알려져 있죠. 드롭박스는 2014년부터 마이크로소프트와 파트너쉽을 맺고 긴밀하게 협력해 오고 있습니다. 그
결과물 중 하나가 드롭박스 비즈니스와 오피스 365의 연동이죠. 오늘
포스트에서는 드롭박스 비즈니스와 오피스 365 연동에 대해 정리해 보겠습니다

언제 어디서나 모든 기기에서 가능한 문서 협업

드롭박스 비즈니스 (Dropbox
Business)와 마이크로소프트가 함께 개발한 원활한 모바일 통합과 웹 환경의 연동으로 사용자들이 데스크탑, 스마트폰과 태블릿 등의 다양한 기기를 이용해서 MS 오피스 문서의
액세스, 편집 및 공유 등의 협업을 쉽게 할 수 있습니다. 또한, 공동 편집 기능을 통해 엑셀, 파워포인트와 워드 파일을 실시간으로
같이 수정이 가능합니다. 또한 특정 문서의 작업에 참여한 사용자는 드롭박스 배지 기능을 통해 누가 파일을
보거나 편집하는 확인할 수 있고, 클릭 한 번으로 최신 버전의 파일을 가져올 수 있습니다.

드롭박스 비즈니스와 오피스 365를 같이 사용할 때의 효과

두 제품을 같이 활용하는 팀이나 조직이 얻을 수 있는 효과는 팀원들이 더 쉽고 편하게 일을 처리할 수 있다는 점입니다. 

① 언제 어디서나 가능한 문서 작업: 빠르고 정확한 동기화 기능을 통해 드롭박스 비즈니스에 저장된 MS 오피스 파일을 웹브라우저 또는 모바일 기기에서 바로 확인하고 작업할 수 있습니다.

그림) 드롭박스 비즈니스에 저장된 MS워드 파일을 휴대폰에서 액세스하기

왼쪽 그림과 같이 드롭박스 비즈니스에 있는 MS 파일을 바로 액세스해서 열고 내용을 확인할 수 있습니다.

그림) 드롭박스 비즈니스에 저장된 MS워드 파일을 휴대폰에서 수정하기

파일 편집이 필요하면 휴대폰에서 바로 작업을 할 수 있습니다. PC보다 조금 불편하겠지만 모바일 환경에서 작업을 원활히 진행할 수 있습니다. 

② 문서 협업도 편리하게:  오피스 파일을 실시간 같이 작업할 수 있고, 클릭 한 번으로 파일을 최신 버전으로 업데이트할 수 있습니다. 또한, 문서 작업의 이력 관리도 가능하기 때문에 여러 사람이 참여하는 제안서 및 프로젝트 기획서 작성같은 문서 협업도 혼자서 작업하는 것처럼 일관성을 유지하기가 쉽습니다.  

③ 데이터 보안과 관리를 통한ROI(투자 수익률): 드롭박스와 오피스 365모두 별도 교육 없이도 쉽게 이용할 수 있는 특징 때문에 도입부터 활용까지의 기간이 짧고 부수적 비용도 거의 없죠. 반면에, 회사에서 웹하드, NAS 및 USB 등을 저장 공간으로 이용할 때 발생하는 데이터 관리 및 유출 이슈와 보안 위험 등으로 인한 잠재 비용을 없애주고, 회사의 주요 데이터를 제대로 관리할 수 있기 때문에 투자 효율성이 높습니다.

④ 실시간 협업: 드롭박스 비즈니스와 오피스 365 MS Teams (팀즈)를 활용하면 실시간 협업이 가능하죠. 협업 서비스인 MS팀즈안에서 특정 문서를 공유하면서 주요 의견 및 피드백을 나누면서 작업을 진행할 수 있습니다. 언제 답변이 올지 모르는 이메일로 문서를 주고 받고 의견을 구하는 시간차 협업이 아닌 진짜 실시간 협업이죠.

드롭박스 비즈니스는 많은 3^rd 파티 앱 및 서비스와 잘 어울리지만, 오피스
365와는 더욱 잘 어울리는 것 같지 않나요? 두 회사가 2014년부터 협력하면서 그 어느 곳보다 실질적인 연동 작업을 해왔기 때문입니다. 오피스 365와 드롭박스 비즈니스를 같이 활용하면 여러분의 업무는
더욱 편리해집니다.