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문서를 새로 만들거나 편집할 때 여러분은 어떤 SW를 사용하나요? 많은 이들이 Microsoft
오피스를 사용한다고 답을 할 것 같습니다. 누군가는 아래한글이나 구글 혹은 오피스 365를 쓴다고 답하겠죠. 이렇게 만든 문서를 다른 사람과 공유할 때는
PDF 포맷으로 변환해서 보내는 것이 아주 자연스럽고 일반화된 현상인 것 같습니다. PDF는 잘 알려진 것처럼 어도비 애크로뱃 (Adobe Acrobat) 파일의
기본 포맷입니다.
애크로뱃으로 변환하면 마치 전문가의 손길을 거친 것처럼
문서가 깔끔해지고 보안 설정도 쉽기 때문에 한 번 사용하면 계속 사용하게 되는 매력이 있죠.
어도비 애크로뱃과 드롭박스 비즈니스를 같이 사용하면?
앞 선 블로그 포스토에서 소개한 MS팀즈, 슬랙과 오토캐드와 마찬 가지로 드롭박스 비즈니스는 어도비
애크로뱃 DC (Document Cloud)과도 잘 통합되어 있습니다.
드롭박스 비즈니스에 저장된 PDF파일의 열기, 편집, 서명과 저장 그리고 동료와의 협업이 가능합니다. 두 제품을 같이
사용할 때 사용자가 얻는 장점들을 정리해 보면 아래와 같습니다:
① 언제 어디서나 가능한 모바일 업무: 애크로뱃 모바일 앱 (iOS와
안드로이드 버전 지원)이 설치되어 있으면 스마트폰에서도 PDF 문서에
주석을 달거나 의견을 남길 수 있습니다. 아이폰이나 아이패드 문서의 특정 문장이나 단어를 강조하거나
주석도 달 수 있고 이 변경 내용은 드롭박스 비즈니스에 자동으로 반영됩니다.
② 몇 초 만에 가능한 파일 공유: 드롭박스 비즈니스에 저장된 PDF 문서를 어떤 기기에서 (PC, 스마트폰 혹 패드) 수정하는지 상관없이 모든 변경 내용이 드롭박스
비즈니스에 반영되기 때문에 언제나 최신 버전의 PDF문서를 동료와 공유하거나 수정할 수 있습니다.
③ 안전한 파일 공유: 파일 및 폴더에 보안 설정을 한 후에 공유할 수 있기 때문에 적합한 권한을 가진 사람들만 접근할 수 있습니다. 배포될 파일에 암호 및 만료 기간 등을 설정할 수 있기 때문에 파일을 볼 수 있는 사람과 사용 기간을 세부적으로
통제할 수 있습니다. 또한 드롭박스 비즈니스에 저장된 파일은 물론이고 전송되는 데이터도 256 bit AES 암호화 기술로 보호됩니다.
④ 효율적인 문서 처리: 드롭박스 비즈니스와 Acrobat DC(Cloud Document)를 연동하면
파일 인쇄, 문서에 의견 추가하기 그리고 문서를 스캔해서 이메일로 보내는 등의 작업을 쉽게 처리할 수
있습니다.
⑤ 파일 활동 모니터링: 세부적 감사 로그를 이용해 조직 내부 및 외부적으로 일어나는 파일 (폴더) 공유 상황을 계속 모니터링하기 때문에 중요한 자료가 유출되는 것을 사전에 차단할 수 있습니다.
어도비 애크로뱃 이용이 많은 조직들의 공통점 중 하나는
대외 (고객, 협력업체 등)
기관과의 소통이나 협업이 많다는 점입니다. 이런 기업일수록 위에 언급된 문서 처리 과정의
효율화, 보안 및 관리 기능이 중요하겠죠. 드롭박스 비즈니스와
애크로뱃를 같이 사용하면 더욱 쉬워집니다.
2) 어도비 사인 (Adobe
Sign) 연동
Adobe sign(어도비 사인)은
주요 계약 문서의 서명 절차를 관리해주는 전자서명 서비스인데 드롭박스 비즈니스와 연동해 활용하기에 아주 적합한 시나리오를 제공합니다. 우리나라 기업이 많이 사용하는 전자결재 시스템이라고 생각하면 됩니다. 결재
업무 자동화를 위한 워크플로우 기능이 뛰어나고 연계된 3rd 파티 앱과 서비스가
많아서 기업 고객이 좋아한다고 합니다. 그 중 하나가 드롭박스 비즈니스입니다.
드롭박스 비즈니스와 어도비 사인을 연동한 다음, 서명이 필요할 PDF 파일이나 문서를 선택하면 나머지 작업은 그대로 진행됩니다. 장점은
다음과 같습니다:
① 손쉬운 결재 절차: 결재(혹 서명)이 필요한 문서를 드롭박스 비즈니스에서 바로 보낼 수 있습니다.
② 언제 어디서 가능한 결재: 문서, 계약서
및 서명이 필요한 서류 처리를 언제 어디서나 모든 디바이스를 이용해서 처리할 수 있습니다.
③ 결재 프로세스 트래킹:
어도비 사인이 전체 결재(서명) 과정을
트래킹하고 결재가 완료된 파일은 자동으로 드롭박스 비즈니스에 저장합니다. 사용자나 관리자는 관리 작업의
부담없이 운영할 수 있습니다.
기업에서 사용 빈도가 빠르게 늘고 있는
어도비 애크로뱃, 어도비 사인을 드롭박스 비즈니스와 같이 사용하면 좋아지는 내용을 정리해 보았습니다. 어도비 (Adobe)사는 오늘 소개한 제품 외에도 기업 고객들이
사랑하는 많은 제품을 가지고 있는 걸 잘 아시죠? 이런 제품들도 꾸준히 드롭박스 연동 작업이 진행 중입니다.
드롭박스는 기업 고객이 선택할 수 있는 최적의 클라우드 스토리지 서비스입니다!
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