드롭박스 비즈니스용 vs. 개인용을 비교한 포스트가 도움이 되셨나요? 개인이 드롭박스를 사용할 때와 회사에서 업무용으로 쓸 때 필요한 조건과 기능이 많이 다르기 때문에 드롭박스는 두 개의 버전을 제공하고 있습니다. 업무 자료와 파일을 잘 관리하고 싶은 기업이 드롭박스 비즈니스을 이용할 때 얻을 수 있는 장점들이 참 많습니다. 그래서 오늘은 “드롭박스 비즈니스로 업그레이드하면 좋은 점!”이란 주제로 이야기를 해보겠습니다.
1. 정보 자산 관리를 위해 회사가 원하는 환경은?
우선, 중요한 업무 자료를 관리하는데 있어 회사가 무엇을 원하는지 정리해볼까 합니다. 요구 사항이 명확하게 정리되면, 드롭박스 비즈니스로 업그레이드하는 것이 진짜로 좋은 일인지 아닌지를 쉽게 판단할 수 있기 때문이죠.
드롭박스가 많은 기업 고객을 지원하고 만나면서 얻은 결론은 다음과 같습니다: 정보 및 문서 관리를 위해 기업이 가장 먼저 요구하고 필요로 하는 것은 역시 “보안”입니다. 아무리 편리하고 비용이 저렴하다고 하더라도 보안은 양보할 수 없는 조건인 것이죠.
그 다음은 모든 파일을 한 곳에 통합 저장하고 관리할 수 있는 환경과 기능의 확보입니다. 많은 기업이 IT시스템, SW 및 부서별로 데이터와 문서를 별도로 운영하고 있죠. (이것을 data silo라고 부르기도 합니다). 그런데 시간이 지나고 업무가 고도화되면서 이런 환경은 업무 복잡도는 커지면서 관련 비용도 늘어나고, 업무 효율성은 낮아지는 문제가 발생합니다. 이런 경험을 가진 회사들은 업무 문서의 통합 저장과 관리가 얼마나 중요한지 잘 이해하고 있습니다.
세 번째는 관련 비용 (IT간접비와 직접비)을 줄이는 겁니다. 기업이 문서 관리를 위해 써야 하는 비용은 스토리지 하드웨어, 네트워크 장비, 관리 소프트웨어 및 전담 관리자 같은 직접 비용부터 유지/보수, 보안 시스템, 업그레이드 등의 간접비까지 다양합니다. 그리고 관리자가 운영 및 관리에 많은 노력과 시간을 투자해야 합니다. 대부분의 기업은 제한된 자원으로 더 많은 일을 해야 하는 상황에 놓여 있기 때문에 비용 관리의 중요성이 계속 커지고 있습니다.
마지막 요건은 업무 간소화입니다. 업무 생산성 향상, 비즈니스 프로세스 개선을 위해 많은 비용과 시간을 투자해서 도입한 IT 시스템이나 서비스가 반대로 작용하는 경우를 많은 기업이 경험했죠. 시스템이 추구하는 목표와 전략이 뛰어나더라도 사용자가 이용하기에 너무 어렵거나 업무를 복잡하게 만든다면 실패할 가능성이 높습니다. 좋은 시스템은 누구나 쉽게 사용할 수 있고 업무를 간소화할 수 있어야 합니다.
이런 환경을 구축하기까지 엄청난 정비가 필요할 것 같지만, 실제로는 그렇지 않습니다. 취약한 보안, 통합 관리의 어려움을 가진 기존의 파일 스토리지 및 공유 시스템을 드롭박스 비즈니스로 교체하면 아주 쉽게 해결할 수 있습니다.
2. 드롭박스 비즈니스는?
그럼, 체계적 정보 자산 관리를 위해 요구되는 요건들을 (위에서 언급된) 드롭박스 비즈니스가 어떻게 지원하는지 알아보겠습니다. 먼저 보안부터 시작하죠.
① 믿을 수 있는 보안
드롭박스 비즈니스는 저장된 모든 데이터를 암호화하고 (256 bits AES), 송수신되는 데이터는 SSL로 암호화해서 보호하죠. 또한, 암호 이외에도 휴대폰 인증 및 PIN 등을 이용한 다단계 사용자 인증 방식을 통해 권한이 없는 사용자가 파일에 접근할 수 있는 가능성을 최소화합니다. 그리고 담당 업무나 직책에 따라 할당된 정보와 파일에만 접근할 수 있도록 세분화된 사용자 계정 권한 및 역할 관리도 가능합니다. 컴퓨터나 휴대폰을 분실하거나 도난 당한 경우에 대비해 해당 디바이스를 초기화하거나 업무 데이터를 삭제할 수 있는 원격 삭제 기능도 준비되어 있습니다. 요즘 기승을 부리는 랜섬웨어도 걱정할 필요가 없습니다!
② 모든 파일의 통합 저장과 관리
드롭박스 비즈니스를 사용하면서 피부로 느끼는 큰 장점은 모든 파일의 통합 저장과 관리가 아주 쉽다는 점입니다. 이런 구조적 장점은 다음 요소를 통해 가능합니다:
1) 모든 OS플랫폼과 디바이스를 지원: 드롭박스 비즈니스는 사용자의 모든 OS플랫폼과 디바이스를 지원하기 때문에 사용자가 언제 어디서나 파일에 접근해 편집, 생성, 저장하고 다른 사람과 공유할 수 있습니다. 이 모든 과정에 드롭박스 비즈니스가 참여해서 파일을 저장하고 관리합니다.
2) 3rd 파티 SW 및 시스템 연동: 이미 여러 번 공유한 내용이죠. 드롭박스 비즈니스는 550개가 넘는 기업용 SW, 시스템 및 앱과 연동됩니다. 기업이 관리해야 하는 데이터는 이메일, CRM, 슬랙 같은 협업 툴, CAD시스템 및 MS오피스 365 등과 같이 많은 곳에서 만들어집니다. 이런 업무용 SW와 시스템에서 생성되는 데이터가 별도 스토리지에 분산 저장되지 않고 드롭박스에 통합 저장되고 관리될 수 있습니다. 이것이 글로벌 기업들이 드롭박스를 속속 도입하는 큰 이유입니다.
3) 데이터 이중화 및 장애 복구: 드롭박스 비즈니스에 저장된 데이터는 드롭박스 데이터센터 내에서 이중화 되고 장애 복구 기능이 적용됩니다. 혹시나 문제가 발생해도 데이터는 언제나 안전합니다. 온-프레미스 환경에서 통합 저장 및 관리가 어려운 이유 중 하나가 데이터 이중화와 장애 복구 이슈란 점을 이해하면 드롭박스는 진짜 매력적이죠. 더불어 파일 변경 내용을 바로 동기화하고 버전 관리 및 변경 내역을 세부적으로 관리할 수 있기 때문에 팀, 부서 전체 혹은 회사 전체 파일을 통합 관리하는 일이 아주 쉬워집니다.
4) 세분화된 관리, 제어 및 동기화: 드롭박스 비즈니스는 파일 변경 내용을 바로 동기화하고 버전 관리 및 변경 내역을 세부적으로 관리할 수 있기 때문에 팀, 부서 전체 혹은 회사 전체 파일의 통합 관리가 아주 쉽습니다. 또한 컴퓨터의 하드 드라이브 공간을 이용하지 않고도 바탕화면에서 드롭박스 계정에 있는 모든 파일과 나에게 공유된 모든 폴더에 액세스할 수 있기 때문에, 같은 파일이 이곳 저곳에 생기고 복잡해지는 일이 없습니다.
③ IT 비용 절감 (간접비, 직접비)
온-프레미스 환경에서 데이터를 관리하기 위해 투입해야 하는 HW, SW 및 관리를 위한 비용과 시간이 드롭박스 비즈니스를 이용한다면 상당 부분이 필요 없어지게 되죠. 일단, 전용 스토리지 HW, 네트워크 장비 및 관리 SW가 필요 없습니다. 두 번째로 유지/보수 및 업그레이드 등의 작업을 드롭박스가 모두 책임집니다. 그 다음으로 이중화, 장애 복구 및 보안 대책을 드롭박스가 관리합니다. 이렇게 계산을 해보면, 기업은 아주 쉽게 IT 비용과 시간을 줄일 수 있습니다. 이렇게 절감한 IT 부서의 시간과 노력을 더 중요한 업무로 전환할 수 있겠죠.
지금까지 기업이 드롭박스 비즈니스로 전환해서 얻을 수 있는 좋은 점들을 정리해 보았습니다. 곰곰히 생각해 보시고 저희 SCK 이야기 맞다고 생각하시면 바로 연락주세요!
드롭박스는 기업 고객이 선택할 수 있는 최적의 클라우드 스토리지 서비스입니다!
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